Nieuw videoconferencingsysteem voor Humankind
Op afstand vergaderen via Microsoft Teams
Humankind is een kinderopvangorganisatie met verschillende vestigingen en regiokantoren verspreid door heel Nederland. Het is de grootste niet-commerciële organisatie voor kinderopvang en -ontwikkeling in Nederland en bestaat uit ruim 450 kinderdagverblijven, peuteropvang locaties en centra voor buitenschoolse opvang. Personeelsvergaderingen vonden tot voor kort altijd plaats op de regiokantoren zelf. Om te voldoen aan het nieuwe duurzaamheidsbeleid én ter verbetering van de efficiency moest het aantal reisbewegingen en de reistijd tussen de verschillende kantoren worden beperkt. De noodzaak hiervan werd nog eens extra versterkt door de geldende covid-19 maatregelen. Een nieuw systeem voor vergaderingen op afstand was daarom wenselijk.
Wens
Om het reisverkeer van het personeel te verminderen besloot Humankind over te stappen op het gebruik van audio- en videoconferencingsystemen met Microsoft Teams. Vergaderingen kunnen op deze manier voortaan online plaatsvinden. De systemen moesten geplaatst worden in de grote vergaderruimtes van de locaties in Heerlen en Vught en op de verschillende regiokantoren.
De systemen moesten zo eenvoudig mogelijk in gebruik zijn en volledig aansluiten op de reeds bekende werkwijze van Microsoft Teams. Een andere belangrijke voorwaarde was een volledige integratie in Microsoft Office 365, zonder aanvullende software. Naast het gebruik van videoconferencing zou het systeem ook worden gebruikt voor creatieve sessies, Powerpoint- en videopresentaties.
Oplossing
Op elk regiokantoor is een Yealink MVC500 vergadersysteem geplaatst; een compleet videoconferencingsysteem voor Microsoft Teams dat bestaat o.a. uit draadloze microfoons en een camera die geschikt is voor zowel grote als kleine ruimtes. Het systeem is zeer eenvoudig in gebruik. Doordat op elke locatie het zelfde systeem wordt gebruikt is er een uniform systeem waarvan de werking overal hetzelfde is.
Aan elk systeem is een Samsung QB65R (65 inch) of QB75R (75 inch) 4K Ultra HD display gekoppeld, afhankelijk van de grootte van de ruimte. De displays zijn bevestigd op een verrijdbare trolley van Chief zodat ze eenvoudig verplaatst kunnen worden.
“In het hele traject is de samenwerking met KommaGo uitermate goed verlopen. We werden volledig op de hoogte gehouden. KommaGo heeft ervoor gezorgd dat dit project vlekkeloos binnen tijd, budget en functionaliteit is opgeleverd.”
Het eindresultaat
Met het nieuwe Yealink MVC500 vergadersysteem hoeven de medewerkers van Humankind niet meer fysiek op de regiokantoren aanwezig te zijn. De reisbewegingen en de reistijd van het personeel zijn hierdoor dus flink beperkt. Ook kan er op deze manier een stuk efficiënter vergaderd worden.
Iedereen is enthousiast over het nieuwe systeem, al was het aan het begin even wennen om te werken met Microsoft Teams. Als onderdeel van de digitale transitie vervult het stabiele en gebruiksvriendelijke videoconferencingsysteem een belangrijke rol.
Hoe is het proces verlopen?
KommaGo is persoonlijk benaderd door de interim projectmanager van Humankind. Op basis van een telefonisch gesprek is de bovenstaande oplossing geboden, die precies aansloot op de wensen en eisen van de klant. Dit in combinatie met de goede dienstverlening gaf de doorslag om met ons in zee te gaan. Hierna zijn drie medewerkers van Yealink (een distributeur en twee vertegenwoordigers van Yealink uit China) met onze accountmanager meegegaan naar het regiokantoor van Humankind in Heerlen. Hier vond een ontmoeting plaats met de interim projectmanager en twee directieleden van Humankind, waarna er een demo van het Yealink MVC500 systeem werd gegeven. De organisatie kreeg dit systeem 2 maanden in bruikleen om te beoordelen of het voldeed aan hun eisen en verwachtingen. Het traject van akkoord tot plaatsing heeft ongeveer een maand geduurd. Alles verliep volgens planning en naar volle tevredenheid van de klant.
“Niet alleen voor het project videoconferencing maar ook voor 10 headsets, keer op keer ervaren we dezelfde professionele en vriendelijke aanpak. Stefan is een echte topper, samen met zijn collega’s van KommaGo zorgt hij voor een hele positieve en échte klantbeleving.”
Heb je ook een vergadervraagstuk?
Neem dan vrijblijvend contact op met onze productspecialisten om te kijken wat we voor je kunnen betekenen. Zij informeren en adviseren je graag over jouw specifieke situatie.
Je kunt ons op bereiken via telefoonnummer 030 303 6701, stuur een e-mail naar info@presentatiestore.nl of vul onderstaand contactformulier in.
- Veilig betalen
